Correos admite solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos o entidades dirijan a los Órganos de las Administraciones Públicas:
En este último caso se encuentran los Colegios Profesionales, si bien actúan con doble naturaleza, pública y privada. Por tanto, se les admitirán sus envíos como certificados administrativos siempre que lo soliciten, pero se les hará saber que la eficacia de la estampación puede ser nula cuando la actividad del Colegio este dentro del ámbito privado.
La admisión se realiza conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en el artículo 31 del Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se regula la prestación de los servicios postales, siguiendo los pasos que se detallan:
Las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a los Órganos de las Administraciones Públicas a través de Correos se presentaran en sobre abierto.
El empleado que admita el envío haré constar con claridad, en la cabecera de la primera hoja del documento que se quiera enviar y en el resguardo justificativo de admisión el nombre de la oficina y la fecha, el lugar, la hora y minuto de admisión.
A petición del remitente, el empleado hará constar estos datos del envío en la primera página de la copia, fotocopia u otro tipo de reproducción del documento principal que se quiera enviar, previa comparación de su identidad con el original.
El propio remitente cerrara el sobre en presencia del empleado.
El empleado formalizara y le entregara el resguardo de admisión, cuya matriz archivara en la oficina.
Cuando interese a los remitentes conocer la fecha de entrega de estos envíos, podrán solicitar aviso de recibo en las condiciones generales.
En los supuestos de diversidad de documentos, correspondientes a varios remitentes, presentados por representantes de los interesados (por ejemplo un gestor administrativo), no serán admitidos conjuntamente en un único sobre, sino que existirán tantos envíos certificados como documentos principales deban ser sellados, debiendo coincidir el firmante del documento con el remitente del envío consignado en el sobre y en el resguardo de imposición.
En caso de duda sobre la naturaleza administrativa del organismo destinatario del envío, y con el fin de prestar el mejor servicio a los clientes, se realizara la admisión a través del procedimiento administrativo, advirtiendo que, si el órgano destinatario no reviste tal naturaleza, Correos no garantiza la eficacia legal del sistema.
Se puede utilizar este sistema para los escritos dirigidos a las representaciones diplomáticas de España en otros Países, ya que tienen la consideración de territorio español y les es aplicable la legislación nacional.
Cuando el destinatario de la comunicación sea un Organismo Internacional del que España sea Estado miembro, se podrá sellar la cabecera del documento principal y la copia en su caso, en la forma indicada antes, pero se advertirá al interesado que Correos no garantiza la eficacia legal que puedan dar estos Instituciones a este procedimiento y que, por lo tanto, no se responsabiliza de las consecuencias que su no aceptación pueda provocar al remitente.